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ORDNA ORDNA

Private Dokumentenablage für Windows

Der Dokumentenordner, der sich selbst sortiert.

ORDNA erkennt Rechnungen, Verträge und Steuerbelege, gibt ihnen verständliche Namen und legt sie automatisch in normalen Windows-Ordnern ab. Alles geschieht lokal auf Ihrem PC — ohne Cloud und ohne Benutzerkonto.

ORDNA kostenlos herunterladen So funktioniert ORDNA

Ohne Konto · ohne Frist · ohne Zahlungsdaten

Damit die Erkennung auf Ihrem PC bleiben kann, lädt ORDNA beim ersten Start rund 4,6 GB herunter; insgesamt sind rund 5,5 GB frei nötig. Was Sie brauchen · Frühe Fassung, kostenlos nutzbar

Dieselben Dateien. Nur endlich lesbar.

Das eigentliche Problem eines Dokumentenstapels ist nicht das Aufbewahren — es ist das Wiederfinden. Und Einscannen allein löst es nicht: Hundert Dateien namens Scan_0001.pdf sind so stumm wie der Papierstapel davor.

Vorher — Ordner „Scans“

  • Scan_0001.pdf
  • Scan_0002.pdf
  • IMG_20260714.jpg
  • Dokument (3).pdf
  • Anhang.pdf

Mit ORDNA — Ordner „Archiv“

  • Rechnungen\2026-07-14_Stadtwerke Musterstadt.pdf
  • Verträge\2023-09-15_Meier_Mietvertrag.pdf
  • Steuer\2025_Einkommensteuer_Finanzamt.pdf
  • Gehaltsabrechnungen\2026-07_Beispiel AG.pdf
  • Versicherungen\2024-05-02_Musterschutz_Kfz.pdf

Sie sehen, was in einer Datei steht, ohne eine einzige zu öffnen.

Sie wollen zuerst wissen, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt? Der Überblick Dokumente automatisch sortieren stellt vier Wege unter Windows nebeneinander — auch die ohne ORDNA.

Das ganze Programm auf einem Bild

Die vollständige ORDNA-Oberfläche im hellen Erscheinungsbild: links die Karten für Ordner und Postfach, rechts die Archiv-Übersicht, darunter die Suche Die vollständige ORDNA-Oberfläche im dunklen Erscheinungsbild: links die Karten für Ordner und Postfach, rechts die Archiv-Übersicht, darunter die Suche
ORDNA läuft in einem eigenen Fenster — hier mit erfundenen Beispieldokumenten. Es gibt nur diese eine Ansicht; mehr müssen Sie nicht lernen.

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Drei Situationen, in denen sich das auszahlt

Vor der Steuererklärung

„Wo sind die Kinderbetreuungskosten, Handwerkerrechnungen und Versicherungsbelege aus dem letzten Jahr?“

Ein Suchwort und ein Zeitraum genügen: ORDNA durchsucht Namen und Inhalt und zeigt jeden Treffer mit seiner Fundstelle. Die mitgeführte Übersicht in Excel bringt die Beträge gleich zum Zusammenrechnen mit.

Die Unterlagen sind beisammen, wenn die Steuererklärung ansteht.

Wenn die Garantie zählt

„Die Waschmaschine ist defekt — wo ist die Rechnung?“

Suchen Sie nach Händler, Gerätenamen oder Datum. ORDNA findet auch Wörter, die nur im Text der Rechnung stehen — selbst wenn diese als Scan hereinkam.

Die Rechnung ist da, wenn sie gebraucht wird.

Wenn Sie allein wirtschaften

„Welche Belege habe ich im letzten Quartal bekommen, und was war der Nettobetrag?“

ORDNA legt Rechnungen mit Datum und Aussteller im Dateinamen ab und führt Netto, Brutto, Mehrwertsteuer und Rechnungsnummer in der Excel-Übersicht mit. Sie filtern nach Zeitraum und summieren die Spalte — jede Zeile hat einen Link zum Beleg.

Die Belege sind sortiert, bevor jemand danach fragt.

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So arbeitet ORDNA

1Dokumente auswählen

Sie wählen einen Ordner mit Ihren PDF-Dateien oder Scans — dorthin speichert der Scanner oder die Scan-App vom Handy. Der Ordner bleibt eingetragen; eingelesen wird er, wann es Ihnen passt. Auf Wunsch holt ORDNA zusätzlich täglich die Anhänge aus Ihrem E-Mail-Postfach.

2ORDNA erkennt und benennt

ORDNA liest jedes Dokument auf Ihrem PC und erkennt, was es ist: Rechnung, Vertrag, Bescheid, Gehaltsabrechnung und weitere. Es erkennt außerdem, von wem es kommt und von wann es ist — und benennt die Datei danach. Unsichere Fälle werden sichtbar zur Prüfung vorgelegt, statt unter einem geratenen Namen im Archiv zu verschwinden.

Wie ein tragfähiger Dateiname aufgebaut ist: Dateien anhand ihres Inhalts umbenennen

3Wiederfinden statt suchen

Die Dokumente liegen in normalen Windows-Ordnern. Gefunden werden sie über Name, Inhalt, Dokumentklasse, Zeitraum oder Betrag — auch bei eingescannten Blättern. Ausgaben und Rechnungsbeträge führt ORDNA zusätzlich in einer Excel-Übersicht mit.

Warum die Suche in Scans sonst nichts findet: gescannte Dokumente durchsuchbar machen

Rechnen Sie je Dokument mit einigen Sekunden: Die Erkennung rechnet auf Ihrem PC statt in einem Rechenzentrum — genau deshalb verlässt Ihr Dokument den Rechner nicht.

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Was zusammenkommt: die Excel-Übersicht

Der verständliche Dateiname ist erst die halbe Arbeit: Er sagt, was in der Datei steht — aber nicht, was zusammengerechnet dabei herauskommt. Dafür führt ORDNA im Stammordner Ihres Archivs eine Excel-Mappe mit, Document Overview.xlsx, und hält sie von selbst auf dem neuesten Stand: ein Tabellenblatt je Dokumentklasse, jedes mit den Angaben, die zu dieser Klasse passen.

Das Blatt Rechnungen führt zu jedem Beleg:

  • Datum und Aussteller
  • Rechnungsnummer
  • Bruttobetrag und Nettobetrag
  • Mehrwertsteuer
  • Kategorie und Belegart
  • einen anklickbaren Link, der die Datei öffnet

Damit wird aus der Ablage eine Auswertung: Sie filtern die Spalten und summieren die Beträge. „Was haben wir 2026 für die Kinderbetreuung ausgegeben?“ ist dann eine Filterauswahl und eine Summe, keine Suche durch Ordner — und der Link in jeder Zeile bringt Sie von der Zahl mit einem Klick zum Beleg. Geöffnet wird die Mappe direkt aus ORDNA: Excel-Mappe öffnen steht oben rechts in der Archiv-Karte.

Die Mappe aktualisiert sich nach jedem Lauf, bei dem mindestens ein Dokument abgelegt wurde — außer sie ist gerade in Excel geöffnet.

Was das für die Steuererklärung bedeutet: Rechnungen digital archivieren

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Probieren Sie es mit Ihren eigenen Unterlagen aus.

ORDNA kostenlos herunterladen

Ohne Konto · ohne Frist · ohne Zahlungsdaten

Ihre Unterlagen bleiben auf Ihrem PC

Gehaltsabrechnungen, Arztrechnungen, Kontoauszüge: Das sind keine Dateien, die man gern irgendwo hochlädt. Muss man bei ORDNA auch nicht.

ORDNA überträgt keine Dokumente und keine Inhalte an Dritte. Es gibt kein Benutzerkonto und keine Cloud.

Dokument auf Ihrem PC Verarbeitung auf demselben PC Ordner in Windows

Alle Arbeitsschritte — das Lesen, das Erkennen, das Benennen, das Ablegen und das Suchen — laufen auf Ihrem eigenen PC. Sie melden sich bei nichts an.

Ins Internet geht ORDNA nur, wenn Sie es selbst veranlassen — an genau drei Stellen: einmalig beim ersten Start, um sein Erkennungsmodell zu laden; beim Abruf Ihres eigenen E-Mail-Postfachs; und bei der Prüfung auf eine neue Programmfassung, die ab Werk ausgeschaltet ist. Auch dabei wird nichts über Sie oder Ihre Dokumente übertragen — ORDNA lädt, es sendet nicht. Sonst arbeitet ORDNA ohne Internetverbindung.

Auch diese Webseite verzichtet auf Tracker: keine Analysedienste, keine Werbenetzwerke, keine Einbindungen von fremden Servern. Was dabei technisch anfällt, steht in der Datenschutzerklärung.

Drei Fragen, mit denen Sie das bei jedem Anbieter nachprüfen können — auch bei uns: Dokumentenverwaltung ohne Cloud

Worauf Sie sich verlassen können

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Für wen ORDNA gedacht ist — und für wen nicht

Beides gehört auf dieselbe Seite. Steht Ihr Fall unter „Aktuell nicht vorgesehen für“, sparen Sie sich den Download.

Gut geeignet für

  • Privathaushalte
  • Einzelanwender an einem Windows-PC
  • Einzelunternehmer, die ihre eigenen Belege ordnen
  • Windows 10 und Windows 11 in 64 Bit
  • die Ablage in normalen Ordnern auf der eigenen Festplatte
  • alle, denen eine Cloud-Ablage privater Unterlagen widerstrebt

Aktuell nicht vorgesehen für

  • mehrere gleichzeitige Benutzer
  • Netzlaufwerke und Serverbetrieb
  • Mac, Linux und Smartphone
  • zertifizierte Firmenarchive
  • revisionssichere Archivierung
  • den Ersatz einer Datensicherung

ORDNA ist ein Einzelplatzprogramm für einen PC und hat keine Anmeldung — machen Sie es bitte nicht über eine Netzwerkfreigabe zugänglich. Es legt außerdem keine Sicherungskopien Ihres Archivs an; sichern Sie es wie Ihre übrigen Dateien. Und ob eine Ablage gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt, klären Sie bitte mit einer fachkundigen Stelle — ORDNA ist keine Rechtsauskunft.

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Passt ORDNA zu meinem PC?

Alle Angaben stammen aus dem Installationspaket der Fassung 0.36.0.
Betriebssystem Windows 10 oder Windows 11, 64 Bit. Auf einem 32-Bit-Windows lässt sich ORDNA nicht installieren. Für Mac, Linux oder Mobilgeräte gibt es ORDNA nicht.
Rechte Keine Administratorrechte für ORDNA selbst — es installiert sich in Ihr Benutzerkonto. Windows fragt nur nach, wenn Sie eines der beiden Zusatzprogramme mitinstallieren lassen (Ghostscript, siehe unten).
Freier Speicherplatz Rund 5,5 GB. Davon rund 350 MB für ORDNA selbst, rund 62 MB für Ghostscript und rund 4,6 GB für das Erkennungsmodell, das einmalig geladen wird. Dazu kommt der Platz für Ihr Archiv.
Internet Für den Download und für die einmalige Ersteinrichtung nötig; wie lange die dauert, hängt von Ihrer Verbindung ab. Danach arbeitet ORDNA ohne Internetverbindung — außer Sie lassen Ihr E-Mail-Postfach abrufen oder auf neue Fassungen prüfen (ab Werk aus).
Arbeitsspeicher Dazu gibt es keine geprüfte Mindestangabe, und deshalb steht hier keine. Entwickelt und getestet wird ORDNA auf einem gewöhnlichen Windows-10-PC.
Zusatzprogramme Zwei kostenlose: Ghostscript speichert Ihre Dokumente im Langzeitformat, Ollama führt die Erkennung auf Ihrem PC aus. Das Setup bietet beide zur Installation an — Sie müssen nichts selbst suchen.

Warum diese 4,6 GB? Weil die Erkennung auf Ihrem PC läuft und nicht in einem Rechenzentrum. Das Erkennungsmodell, das Ihre Dokumente liest, liegt bei Ihnen — genau darauf beruht das Versprechen, dass nichts hochgeladen wird.

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Wer hinter ORDNA steht

ORDNA wird von Eckehard Zündorf in Lichtenfels (Deutschland) entwickelt. ZUENTEC ist seine Marke, kein eingetragenes Unternehmen.

Entstanden ist ORDNA aus dem eigenen Bedarf: aus dem Wunsch, eine gescannte Papierrechnung ohne Nacharbeit als fertig benannte Datei im Archiv zu haben — und aus dem Widerwillen, private Unterlagen dafür in eine fremde Cloud zu legen.

  • Support per E-Mail über die Kontaktseite; Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
  • Handbuch und Nachschlagewerk liegen in vier Sprachen offen auf der Support-Seite — auch vor dem Herunterladen einsehbar.
  • Jede Änderung ist nachlesbar im Änderungsverlauf.

Aktuelle Fassung 0.36.0, veröffentlicht am 20.08.2026.

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Stand der Entwicklung und Preis

ORDNA ist eine frühe Fassung und derzeit kostenlos nutzbar. Sie brauchen kein Konto und keine Zahlungsdaten. Die Fassungsnummer beginnt bewusst mit einer 0: ORDNA wird laufend weiterentwickelt und ist noch nicht im Markt erprobt. Es läuft nachweislich auch auf anderen Rechnern als dem des Entwicklers, aber Sie sind früh dabei — und das sollen Sie vorher wissen.

Ein Preismodell steht noch nicht fest. Solange es das nicht tut, gibt es hier keinen Preis, keine Frist und keine Zahlungsdaten. Sollte sich das ändern, wird es rechtzeitig auf dieser Seite angekündigt — Ihr Archiv bleibt davon unberührt.

Für Fragen zu einer Lizenz schreiben Sie uns gern.

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Häufige Fragen

Was kostet ORDNA?

Derzeit nichts — kein Preis, keine Frist, keine Registrierung. Ein Preismodell steht noch nicht fest; mehr dazu unter Stand der Entwicklung. Freiwillige Unterstützung über PayPal ist möglich.

Werden meine Dokumente in eine Cloud hochgeladen?

Nein. Lesen, Erkennen, Benennen, Ablegen und Suchen laufen auf Ihrem PC. ORDNA überträgt keine Dokumente und keine Inhalte an Dritte.

Brauche ich ein Benutzerkonto?

Nein. ORDNA hat kein Benutzerkonto und fragt keine persönlichen Daten ab.

Was passiert mit meinen Originaldateien?

Sie bleiben, wo sie sind. Quellordner und Postfach räumt ORDNA nur auf, wenn Sie das ausdrücklich einschalten — ab Werk ist es aus.

Kann ich meine Dokumente auch ohne ORDNA öffnen?

Ja. Das Archiv besteht aus normalen Windows-Ordnern mit normalen PDF-Dateien. Deinstallieren Sie ORDNA, bleibt alles davon erhalten.

Brauche ich beim ersten Start eine Internetverbindung?

Ja, einmalig: ORDNA lädt dabei sein Erkennungsmodell (rund 4,6 GB). Danach arbeitet es ohne Internet — außer Sie lassen Ihr E-Mail-Postfach abrufen oder auf neue Fassungen prüfen (ab Werk aus).

Wie lange dauert der erste große Stapel?

Rechnen Sie je Dokument mit einigen Sekunden — die Erkennung rechnet auf Ihrem PC. Ein großer Erststapel läuft entsprechend lange. Sie können den Lauf jederzeit abbrechen und später fortsetzen: Bereits Archiviertes erkennt ORDNA beim nächsten Einlesen als Dublette und legt es nicht zweimal ab.

Was passiert, wenn ORDNA ein Dokument nicht sicher erkennt?

Dann rät es nicht. Das Dokument bleibt sichtbar im Auffangfach liegen, und Sie ordnen es selbst zu: suchen, am Treffer auf ✏️ klicken, Angaben richtigstellen. Ihre Korrektur bleibt bestehen.

Warum warnt Windows beim ersten Start?

Weil die Datei keine Herausgeber-Signatur trägt — daran erkennt Windows, von wem eine Datei stammt, und ORDNA hat noch keine. Das ist kein Fehler der Datei. Als Nachweis dient die Prüfsumme im Download-Abschnitt: eine Zeichenfolge, die sich ändert, sobald sich an der Datei auch nur ein Byte ändert.

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ORDNA herunterladen

Probieren Sie ORDNA in Ruhe mit Ihren eigenen Unterlagen aus — ohne Konto, ohne Frist, ohne Zahlungsdaten.

ORDNA kostenlos herunterladen

Fassung 0.36.0 · Windows 10/11 (64 Bit) · rund 119 MB · veröffentlicht am 20.08.2026

Beim ersten Start lädt ORDNA rund 4,6 GB Erkennungsmodell herunter; insgesamt sind rund 5,5 GB frei nötig. Voraussetzungen im Einzelnen

Echtheit prüfen — Dateiangaben und Prüfsumme
Datei
ORDNA-0.36.0-Setup.exe
Fassung
0.36.0
Veröffentlicht
20.08.2026
Größe
125.094.002 Byte (rund 119 MB)
Herausgeber
Eckehard Zündorf
SHA-256
2DF1A795F1486D196E0179283EAECC759AB126E44D96740391895532C3B40B2A

So prüfen Sie, dass Sie die echte Datei haben. Öffnen Sie nach dem Download die Windows-PowerShell im Download-Ordner und geben Sie ein:

Get-FileHash .\ORDNA-0.36.0-Setup.exe

Stimmt der angezeigte Wert mit der SHA-256-Angabe überein, ist die Datei unverändert so, wie sie hier veröffentlicht wurde.

Windows meldet sich beim ersten Start. SmartScreen zeigt „unbekannter Herausgeber“. Der Grund ist eine fehlende Herausgeber-Signatur — die gibt es für ORDNA noch nicht —, und SmartScreen urteilt zusätzlich danach, wie verbreitet ein Programm schon ist. Wenn Sie sichergehen möchten, vergleichen Sie die Prüfsumme der Datei; sie ist derzeit der belastbare Nachweis. Wenn Sie fortfahren möchten: Weitere InformationenTrotzdem ausführen. Eine Signatur ist vorgesehen. Sie macht aus dem unbekannten Herausgeber einen benannten — die Meldung selbst verschwindet erst, wenn ORDNA verbreitet genug ist.

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Für Technikinteressierte

Welche Dateien ORDNA verarbeitet

Voreingestellt PDF-Dateien. Zusätzlich freischalten lassen sich Bilddateien (JPG, PNG, HEIC, TIFF, BMP, GIF, WEBP — also auch Handyfotos) und Word-Dokumente (DOCX, DOC). Diese werden vor der Ablage in PDF umgewandelt.

In welchem Format archiviert wird

Im genormten Langzeitformat PDF/A, mit durchsuchbarer Textebene — auch ein reiner Scan wird dadurch nach seinem Inhalt durchsuchbar.

Wie die Dokumenterkennung arbeitet

Die Erkennung läuft lokal auf Ihrem PC: Ollama führt dort ein Sprachmodell (llama3.1) aus — das, was auf dieser Seite Erkennungsmodell heißt und ORDNA beim ersten Start herunterlädt. Es gibt keine Anfrage an einen Dienst im Internet und keinen API-Schlüssel. Warum ORDNA welches Dokument in welche Klasse legt, erklärt das Nachschlagewerk zur Dokumenterkennung.

Welche Dokumentklassen es gibt

14 Klassen: Rechnung/Kassenbeleg, Bankunterlagen, Steuerdokument, Vertrag, Versicherungspolice, Gehaltsabrechnung, behördlicher Bescheid, Gesundheit, Bildung & Qualifikation, Urkunde & Nachweis, Korrespondenz, sonstige Dokumente — dazu Verschlüsselt für alles, was ein Passwort schützt, und das Auffangfach für alles, was ORDNA nicht sicher zuordnen kann.

Wie das E-Mail-Postfach angebunden wird

Über IMAP, den allgemeinen Standard für E-Mail-Abruf. ORDNA ist damit an keinen bestimmten Anbieter gebunden. Der Abruf kann auf Wunsch täglich automatisch laufen; ORDNA holt die Anhänge und lässt Ihr Postfach unverändert.

Wenn die Erkennung sich geirrt hat

Suchen Sie das Dokument und klicken Sie am Treffer auf ✏️. Sie sehen die erkannten Angaben neben dem Dokument selbst und können sie berichtigen — Aussteller, Datum, Betrag. Gehört ein Feld zum Dateinamen, benennt ORDNA die Datei um; den neuen Namen sehen Sie vorher. Im selben Fenster lässt sich das Dokument in eine andere Klasse verschieben oder aus dem Archiv nehmen — nicht gelöscht, sondern in den Unterordner Duplikate, aus dem Sie es zurückholen können. Eine ganze Trefferliste arbeiten Sie in einem Zug durch: Nach Übernehmen bleibt das Fenster offen und zeigt gleich das nächste Dokument; mit den Pfeilen im Fensterkopf springen Sie auch von Hand. Rückgängig stellt den Ausgangsstand wieder her, und beim Schließen fragt ORDNA nach, wenn etwas nicht übernommen ist.

Was ORDNA über jede Ablage festhält

Woher die Datei kam und dass sie unverändert angekommen ist (per Prüfsumme). Ein Wartungslauf prüft das Archiv auf leere, unlesbare oder nachträglich veränderte Dateien.

Leere Rückseiten bei beidseitigem Scannen

Auf Wunsch (ab Werk aus) lässt ORDNA leere Rückseiten weg — aber nur, wenn zwei unabhängige Prüfungen übereinstimmen, dass die Seite wirklich leer ist. Es bleibt immer mindestens eine Seite erhalten, und das vollständige Original bleibt aufbewahrt.

Sprachen

Bedienoberfläche, Benutzerhandbuch und Nachschlagewerk in Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Die Ordnernamen richten sich nach der Sprache, in der Sie installieren; ein späterer Sprachwechsel benennt ein bestehendes Archiv nicht um. Alle Handbücher liegen auch hier zum Nachlesen. Wer ORDNA auf Englisch, Französisch oder Spanisch nutzt, sieht Protokollzeilen im Hintergrund weiterhin auf Deutsch.

Wo ORDNA läuft

In einem eigenen Fenster wie jedes andere Windows-Programm — nicht im Browser. Was ORDNA anzeigt, erzeugt es auf Ihrem PC und nur für diesen PC; aus dem Netzwerk ist ORDNA nicht ansprechbar.

Passwortgeschützte PDF-Dateien

Kann ORDNA nicht lesen — und rät deshalb nicht nach dem Dateinamen. Solche Dateien wandern unverändert und unter ihrem Originalnamen in den eigenen Ordner Verschlüsselt.

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ORDNA hilft Ihnen bereits?

Dann können Sie die unabhängige Weiterentwicklung freiwillig unterstützen — in selbst gewählter Höhe, ohne Abonnement und ohne Gegenleistung.

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Öffnet PayPal in einem neuen Tab.

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Bereit? Der nächste Stapel kommt bestimmt.

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