Dokumentenverwaltung ohne Cloud — alles bleibt auf Ihrem PC
Gehaltsabrechnungen, Arztrechnungen, Kontoauszüge: Das sind keine Dateien, die man gern irgendwo hochlädt. Fast jedes Angebot, das Dokumente automatisch erkennt, tut aber genau das — und schreibt „sicher verschlüsselt“ darüber, was die Frage nicht beantwortet. Diese Seite erklärt, was „lokal“ technisch bedeutet, woran Sie es bei jedem Anbieter selbst nachprüfen können und was es kostet, wenn ein Programm ohne Cloud auskommt.
Was „ohne Cloud“ wirklich heißt — und was oft damit gemeint ist
Der Begriff wird für drei sehr verschiedene Dinge verwendet. Nur die dritte Bedeutung ist die, nach der Sie vermutlich suchen:
„Ihre Dateien liegen bei Ihnen“
Das Archiv steht auf Ihrer Festplatte. Sagt nichts darüber, wohin ein Dokument zum Erkennen geht — es kann hochgeladen, ausgewertet und wieder gelöscht werden.
„Verschlüsselte Übertragung“
Der Transportweg ist geschützt. Am Ziel liegt das Dokument trotzdem lesbar vor, sonst könnte es dort nicht ausgewertet werden. Verschlüsselung ersetzt kein Nicht-Übertragen.
„Die Verarbeitung läuft auf Ihrem PC“
Das Dokument verlässt den Rechner nicht — auch nicht kurz, auch nicht zur Analyse. Das ist die Bedeutung, die zählt, und die seltenste.
Der Unterschied ist nicht theoretisch. Bei den ersten beiden Bedeutungen existiert Ihr Kontoauszug für einen Moment auf einem fremden Rechner — und ab da hängt alles an Zusagen, Verträgen und der Sorgfalt eines Dritten. Bei der dritten Bedeutung stellt sich die Frage nicht.
Drei Fragen, an denen Sie es erkennen
Anbieterseiten sind selten deutlich. Diese drei Fragen sind es — sie lassen sich mit Ja oder Nein beantworten, und Sie können sie jedem Anbieter stellen, auch uns:
1. Wohin geht mein Dokument, während es erkannt wird?
Die Kernfrage. Steht dort „auf unseren Servern“, „in der EU“, „DSGVO-konform verarbeitet“ oder „nach der Verarbeitung sofort gelöscht“, dann lautet die Antwort: hinaus. Wer örtlich arbeitet, schreibt es hin, weil es sein bestes Argument ist.
2. Brauche ich ein Benutzerkonto?
Ein Konto gibt es nur, wo etwas zu verknüpfen ist. Ein Programm, das ausschließlich auf Ihrem Rechner arbeitet, hat nichts, wobei es Sie wiedererkennen müsste. Anmeldepflicht ist deshalb ein verlässliches Indiz — auch wenn sie „nur für die Lizenz“ begründet wird.
3. Läuft es, wenn ich das Netzwerkkabel ziehe?
Die Probe aufs Exempel, und die einzige, die niemand beschönigen kann. Trennen Sie den Rechner vom Internet und lassen Sie ein Dokument einlesen. Kommt eine Fehlermeldung, war die Verarbeitung nie örtlich.
Frage 3 lässt sich bei ORDNA erst nach dem ersten Start machen — bis dahin fehlt das Erkennungsmodell, siehe unten. Danach ist sie jederzeit möglich.
Warum Dokumenterkennung fast immer in der Cloud stattfindet
Nicht aus Bosheit, sondern aus Rechenleistung. Ein Dokument zu lesen ist einfach — Texterkennung gibt es seit Jahrzehnten. Ein Dokument zu verstehen ist der schwierige Teil:
Jedes Unternehmen baut sein Formular anders. Mal steht das Rechnungsdatum oben rechts, mal unten in einer Tabelle, mal heißt es „Belegdatum“ und mal gar nicht. Eine Liste von Stichwörtern reicht dafür nicht; man braucht ein Modell, das den Zusammenhang erfasst. Solche Modelle waren lange zu groß für einen normalen PC — also schickte man das Dokument dorthin, wo sie liefen.
Das hat sich geändert. Sprachmodelle, die auf einem gewöhnlichen Windows-Rechner laufen, gibt es seit wenigen Jahren. Damit ist der Grund weggefallen, aus dem Dokumente überhaupt das Haus verlassen mussten — und genau darauf setzt ORDNA auf.
Wie ORDNA ohne Cloud auskommt
ORDNA installiert das Erkennungsmodell auf Ihrem Rechner und führt es dort aus. Alle Arbeitsschritte — das Lesen, das Erkennen, das Benennen, das Ablegen und das Suchen — laufen auf Ihrem eigenen PC. Sie melden sich bei nichts an.
ORDNA überträgt keine Dokumente und keine Inhalte an Dritte. Es gibt kein Benutzerkonto und keine Cloud.
Zwei technische Punkte, die dazugehören: ORDNA läuft in einem
eigenen Fenster wie jedes andere Windows-Programm, nicht im
Browser. Sein interner Dienst ist ausschließlich über
127.0.0.1 erreichbar — also nur vom selben Rechner — und
aus dem Netzwerk nicht ansprechbar.
Der Preis dafür: 4,6 GB und Rechenzeit
Örtliche Verarbeitung ist nicht umsonst zu haben. Was ein Cloud-Anbieter in seinem Rechenzentrum vorhält, muss bei Ihnen stehen:
- Rund 4,6 GB Erkennungsdaten lädt ORDNA beim ersten Start einmalig herunter. Insgesamt sollten rund 5,5 GB frei sein.
- Einige Sekunden Rechenzeit je Dokument. Ein großer Erststapel läuft entsprechend lange — Sie können ihn jederzeit abbrechen und später fortsetzen, ohne dass etwas doppelt abgelegt wird.
- Zwei Hilfsprogramme werden mitinstalliert (Ghostscript für die PDF-Verarbeitung, Ollama für das Modell).
Diese 4,6 GB sind kein Kleingedrucktes, sondern der Beleg. Ein Programm, das ein Erkennungsmodell dieser Größe auf Ihre Festplatte legt, hat keinen Grund, Ihre Dokumente irgendwohin zu schicken — es hätte sich die Mühe sonst gespart. Umgekehrt gilt genauso: Wer eine Dokumenterkennung anbietet, die 20 MB groß ist und sofort loslegt, rechnet nicht auf Ihrem Rechner.
Was ORDNA trotzdem aus dem Netz holt — und wann
„Ohne Cloud“ heißt nicht „nie eine Verbindung“. Es sind genau drei Stellen, und jede geht auf Ihre Veranlassung zurück:
Beim ersten Start
Das Erkennungsmodell wird geladen, einmalig. Danach arbeitet die Erkennung ohne Internet.
Beim Postfach-Abruf
Nur wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach eintragen. ORDNA holt die Anhänge — aus Ihrem Postfach, über IMAP, ohne Umweg über Dritte.
Bei der Fassungsprüfung
Ab Werk ausgeschaltet. ORDNA sieht dann nach, ob auf zuentec.de eine neuere Fassung liegt.
In allen drei Fällen lädt ORDNA — es sendet nicht. Über Sie oder Ihre Dokumente wird dabei nichts übertragen. Die bei der Fassungsprüfung geladene Datei wird gegen eine Prüfsumme geprüft und bei Abweichung gelöscht, ohne sie zu starten.
Auch diese Webseite verzichtet auf Tracker: keine Analysedienste, keine Werbenetzwerke, keine Einbindungen von fremden Servern. Was dabei technisch anfällt, steht in der Datenschutzerklärung.
Probieren Sie es mit Ihren eigenen Unterlagen aus.
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Ihr Archiv bleibt auch ohne ORDNA lesbar
Die zweite Abhängigkeit, an die man selten denkt: Nicht nur, wo die Dokumente liegen, sondern womit man sie später noch öffnen kann. Ein Archiv in einer Programmdatenbank ist so lange erreichbar, wie es das Programm gibt.
- Normale Windows-Ordner, normale PDF-Dateien. Kein eigenes Format, keine Datenbank, kein Index, den man braucht, um an die Dokumente zu kommen.
- Archiviert wird als PDF/A — das genormte Langzeitformat — mit durchsuchbarer Textebene. Auch ein reiner Scan wird dadurch im Volltext findbar.
- Deinstallieren Sie ORDNA, bleibt alles erhalten: Archiv, Einstellungen und Nachweise. Sie können die Ordner verschieben, kopieren oder sichern wie jede andere Datei.
ORDNA ist ein Einzelplatzprogramm für einen Windows-PC ohne Anmeldung — machen Sie es bitte nicht über eine Netzwerkfreigabe zugänglich. Es legt außerdem keine Sicherungskopien Ihres Archivs an; sichern Sie es wie Ihre übrigen Dateien. Örtlich heißt nicht sicher vor Festplattenschaden.
Häufige Fragen
Gibt es eine Dokumentenverwaltung ganz ohne Cloud?
Ja, mehrere. Für reine Ablage genügen schon Ordnerstruktur und Dateinamen. Wer zusätzlich automatische Erkennung ohne Cloud will, hat weniger Auswahl — dafür muss das Erkennungsmodell örtlich laufen, und das kostet Speicherplatz und Rechenzeit. ORDNA geht diesen Weg.
Ist ORDNA DSGVO-konform?
Diese Frage kann kein Programm für Sie beantworten, und wir behaupten es deshalb nicht. „DSGVO-konform“ ist kein Siegel für Software, sondern eine Anforderung an denjenigen, der die Daten verarbeitet — bei privaten Unterlagen sind Sie das selbst. Sagen lässt sich die Tatsache: ORDNA überträgt keine Dokumente und keine Inhalte an Dritte. Wo nichts übertragen wird, gibt es auch niemanden, mit dem etwas zu vereinbaren wäre. Für die Beurteilung im Einzelfall — etwa im geschäftlichen Umfeld — fragen Sie eine fachkundige Stelle; ORDNA ist keine Rechtsauskunft.
Funktioniert ORDNA komplett offline?
Nach dem ersten Start ja. Beim ersten Start lädt es einmalig sein Erkennungsmodell (rund 4,6 GB). Danach braucht es das Internet nur noch, wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach abrufen lassen oder die Fassungsprüfung einschalten — die ab Werk aus ist.
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
In einem Ordner Ihrer Wahl auf Ihrer eigenen Festplatte, in normalen Unterordnern je Dokumentart. Sie sehen den Pfad im Programmfenster und können den Ordner mit einem Klick im Windows-Explorer öffnen.
Kann ich das Archiv auf einer externen Platte oder im NAS ablegen?
Eine externe Platte oder ein eingebundenes Laufwerk gehen. Machen Sie das Programm selbst aber bitte nicht über eine Netzwerkfreigabe für mehrere Personen zugänglich: ORDNA ist ein Einzelplatzprogramm und hat keine Anmeldung.
Brauche ich ein Benutzerkonto?
Nein. ORDNA hat kein Benutzerkonto und fragt keine persönlichen Daten ab — auch keine E-Mail-Adresse für den Download.
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