Software, die Ihre Papierarbeit übernimmt — lokal auf Ihrem Windows-PC
ZUENTEC entwickelt Werkzeuge, die fleißig im Hintergrund arbeiten, damit Sie es nicht tun müssen: Automatisierung für Alltag und Büro. Das erste ist ORDNA — es erkennt, benennt und sortiert Ihre Dokumente von selbst.
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ORDNA — die private Dokumentenablage für Windows
Der Dokumentenordner, der sich selbst sortiert. ORDNA erkennt Rechnungen, Verträge und Steuerbelege, gibt ihnen verständliche Namen und legt sie in normalen Windows-Ordnern ab. Alles geschieht lokal auf Ihrem PC — ohne Cloud und ohne Benutzerkonto.
- Wiederfinden statt suchen. Gesucht wird im Namen und im Text — auch in eingescannten Blättern.
- Ihre Unterlagen bleiben bei Ihnen. Keine Übertragung an Dritte, keine Anmeldung.
- Normale Dateien. Ihr Archiv bleibt auch ohne ORDNA lesbar.
So arbeitet ORDNA: Es holt Anhänge aus einem oder mehreren E-Mail-Postfächern oder liest einen Ordner mit Scans ein und ordnet jedes Dokument einer von 14 Dokumentklassen zu — 11 erkannte Typen und 3 Auffangstufen. Was sich aus dem Inhalt nicht bestimmen lässt, bleibt in einer Auffangstufe, statt unter einem geratenen Namen abgelegt zu werden; was Sie von Hand korrigieren, überschreibt die Erkennung später nicht. Doppelt Eingelesenes wandert umkehrbar in den Unterordner „Duplikate“. Abgelegt wird als PDF/A mit durchsuchbarer Textebene. Zu jeder Ablage wird die Herkunft protokolliert und per Prüfsumme geprüft, dass die Datei unverändert angekommen ist; eine Archivprüfung findet leere, unlesbare oder nachträglich geänderte Dateien. Ein Rechner, ein Archiv, keine Anmeldung: ORDNA ist ein Einzelplatzprogramm, und aus dem Netzwerk ist es nicht erreichbar.
Weitere Produkte sind in Vorbereitung.
Ratgeber zur Dokumentenablage
Fünf Anleitungen, die auch ohne ORDNA weiterhelfen:
- Dokumente automatisch sortieren: welche Wege es unter Windows gibt und woran sie bei eingescannten Unterlagen scheitern
- PDF-Dateien automatisch umbenennen: wie ein Dateiname aufgebaut sein muss, damit man ihn wiederfindet
- Rechnungen digital ablegen und archivieren: Ordnerstruktur, Belegeingang, eine Übersicht aller Beträge — und warum das ohne Cloud geht
- Gescannte Dokumente durchsuchbar machen: warum die Suche in Scans nichts findet, was OCR daran ändert — und wie Handyfotos ohne App ins Archiv kommen
- Dokumentenverwaltung ohne Cloud: drei Fragen, mit denen Sie jeden Anbieter nachprüfen
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