Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Webseite zuentec.de und für das Programm ORDNA (Nummer 2).

1. Verantwortlicher

ZUENTEC Engineering
Verantwortlicher: Eckehard Zündorf
Lilienweg 2, 96215 Lichtenfels, Deutschland
E-Mail: office@zuentec.de

2. Das Programm ORDNA

ORDNA ist ein Programm, das Sie auf Ihrem eigenen Windows-Rechner installieren und betreiben. Alle Arbeitsschritte — Texterkennung, Erkennen der Dokumentart, Umbenennen, Ablegen, Suchen und die Excel-Übersicht — finden auf Ihrem Rechner statt. ORDNA übermittelt keine Dokumente, keine Dokumentinhalte und keine Dateinamen — weder an uns noch an Dritte. Es gibt kein Benutzerkonto, keine Cloud, keine Telemetrie, keine Nutzungsstatistik, keine Werbung und keine Geräte- oder Installationskennung. Die Bedienoberfläche ist nur auf Ihrem Rechner selbst erreichbar (lokale Adresse 127.0.0.1); andere Geräte im Netzwerk haben keinen Zugriff darauf. Außer in den beiden unten genannten Fällen, die Sie selbst auslösen — der Prüfung auf eine neue Fassung und einer Fehlermeldung per E-Mail —, erhalten wir beim Einsatz von ORDNA keine personenbezogenen Daten.

Was ORDNA auf Ihrem Rechner speichert. Ihr Dokumentenarchiv liegt in dem Ordner, den Sie wählen, als gewöhnliche Windows-Ordner und PDF-Dateien. Dort legt ORDNA auch die Excel-Übersicht mit den erkannten Angaben (etwa Datum, Aussteller und Beträge) und eine Kopie des Herkunftsjournals ab. In Ihrem Windows-Benutzerprofil (%LOCALAPPDATA%\ProjektScan) speichert ORDNA die Einstellungen, die Zugangsdaten Ihrer E-Mail-Postfächer, einen Suchindex mit dem erkannten Text Ihrer Dokumente, die erkannten Angaben und das Herkunftsjournal (woher jede Datei kam, mit Prüfsumme). Protokolle der Verarbeitungsläufe, die Dateinamen enthalten, liegen ebenfalls auf Ihrem Rechner. Nichts davon verlässt Ihren Rechner — es sei denn, Sie legen den Archivordner selbst in einen Cloud-Speicher oder geben Dateien weiter.

Das Passwort eines Postfachs speichert ORDNA dort unverschlüsselt. Geschützt ist es durch die Zugriffsrechte von Windows: Wer Ihr Benutzerkonto nutzen kann oder Administratorrechte auf diesem Rechner hat, kann es lesen. Verwenden Sie deshalb, wo Ihr Anbieter es anbietet, ein App-Passwort, das sich jederzeit widerrufen lässt.

Wann ORDNA eine Verbindung ins Internet aufbaut. Die folgende Aufzählung ist abschließend. Jede dieser Verbindungen entsteht nur, wenn Sie sie veranlassen:

• Erkennungsmodell: Fehlt es noch, wird es einmalig (rund 4,6 GB) durch das von Ihnen installierte Programm Ollama von den Servern der Ollama Inc. (USA) geladen — beim ersten Lauf von ORDNA oder, wenn Sie es dort anhaken, schon während der Installation. Danach erkennt ORDNA ohne Internet und spricht Ollama nur auf Ihrem eigenen Rechner an — es sei denn, Sie leiten Ollama selbst auf einen anderen Rechner um.
• E-Mail-Postfächer: Haben Sie Postfächer eingerichtet, meldet sich ORDNA mit Ihren Zugangsdaten beim Server Ihres E-Mail-Anbieters an (IMAP) und lädt die Anhänge herunter — wenn Sie den Abruf starten oder, falls Sie es einschalten, einmal täglich über eine geplante Aufgabe in Windows.
• Weitere Sprachen für die Texterkennung: Wählen Sie eine Sprache, die nicht mitgeliefert ist, lädt ORDNA die Sprachdatei von GitHub (GitHub, Inc., USA; Projekt tesseract-ocr/tessdata).
• Prüfung auf eine neue Fassung: ab Werk ausgeschaltet. Nur wenn Sie sie einschalten oder „Jetzt prüfen“ betätigen, ruft ORDNA bei zuentec.de die Datei version.json ab und lädt auf Ihren Wunsch das neue Installationspaket. Übertragen werden dabei nur Ihre IP-Adresse und die Programmkennung „ORDNA“ mit der Fassungsnummer; was dabei bei uns anfällt, beschreibt Nummer 3.

Bei jedem dieser Abrufe erhält der jeweilige Anbieter Ihre IP-Adresse und die üblichen Verbindungsdaten; für die Verarbeitung dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Ollama, GitHub und Ihrem E-Mail-Anbieter. Dokumente oder Dokumentinhalte werden dabei nicht übertragen. Darüber hinaus baut ORDNA keine Verbindung ins Internet auf. Verweise im Programm, etwa „Datenschutz“ im Hilfe-Menü, öffnen Ihren Browser; diese Verbindung baut der Browser auf, nicht ORDNA.

Installation. Das Installationsprogramm bietet auf einer eigenen Seite an, die kostenlosen Zusatzprogramme Ghostscript (von GitHub) und Ollama (von ollama.com) herunterzuladen und einzurichten und das Erkennungsmodell (rund 4,6 GB, über Ollama von den Servern der Ollama Inc.) gleich mitzuladen. Was davon fehlt, ist bei einer gewöhnlichen Installation vorbelegt; Sie können jeden Haken abwählen — das Modell lädt ORDNA dann beim ersten Lauf. Eine stille Installation ohne Fenster lädt nichts davon, es sei denn, sie wird ausdrücklich mit /INSTALLGS=1, /INSTALLOLLAMA=1 oder /INSTALLMODELL=1 aufgerufen. Ghostscript und Ollama sind eigenständige Programme anderer Hersteller; welche Verbindungen sie selbst aufbauen, richtet sich nach deren Bestimmungen. Installieren Sie ORDNA über den Windows-Paketmanager winget, lädt dieser dieselbe Installationsdatei von zuentec.de; für den Paketmanager selbst gelten die Bestimmungen von Microsoft.

Fehler melden. Über „Fehler melden“ im Hilfe-Menü bereitet ORDNA eine E-Mail an uns vor und zeigt vorher vollständig, was sie enthält: Programmfassung, Betriebsart, Windows-Fassung, Oberflächensprache, den Namen des Erkennungsmodells, die eingestellten Sprachen der Texterkennung, die Anzahl der Dokumente und der aktiven Dokumentklassen sowie den Text, den Sie selbst schreiben — keine Dateinamen, keine Ordnerpfade, keine Dokumentinhalte. ORDNA öffnet damit Ihr E-Mail-Programm; verschickt wird die Nachricht nur, wenn Sie selbst auf Senden klicken. Für diese E-Mail gilt Nummer 4.

Deinstallation. Eine Deinstallation entfernt ab Werk nur das Programm. Am Ende fragt ORDNA, ob auch Einstellungen und Daten (Postfach-Passwörter, Suchindex, erkannte Angaben) und nachgeladene Sprachen der Texterkennung entfernt werden sollen; Vorgabe ist Nein. „Ja“ entfernt außerdem die geplante Aufgabe für den täglichen Postfachabruf. Eine stille Deinstallation fragt nicht und lässt alles stehen. Ihr Dokumentenarchiv wird in keinem Fall angetastet.

Geltung. Diese Angaben beschreiben die jeweils aktuelle Fassung von ORDNA, gleich auf welchem Weg Sie sie beziehen — von dieser Webseite, über winget oder künftig über andere Vertriebswege. Ändert eine neue Fassung etwas an diesen Punkten, passen wir diesen Abschnitt an, bevor die Fassung erscheint, und nennen die Änderung im Änderungsverlauf.

3. Hosting und Server-Logdaten

Diese Webseite wird in unserem Auftrag von der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet (Auftragsverarbeitung). Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver automatisch technisch erforderliche Daten in Server-Logdateien. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse des aufrufenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die aufgerufene Seite oder Datei, die übertragene Datenmenge, die Meldung über den erfolgreichen Abruf sowie — soweit vom Browser übermittelt — die zuvor besuchte Seite (Referrer) und Angaben zu Browsertyp und Betriebssystem.

Zwecke der Verarbeitung sind die Auslieferung der Seiten, der sichere und stabile Betrieb der Webseite, die Fehleranalyse sowie die Erkennung, Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, zuverlässigen und technisch funktionsfähigen Betrieb der Webseite.

Die Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Nicht anonymisierte IP-Adressen werden dabei allein zur Erkennung und Abwehr von Angriffen für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten.

Abruf durch die ORDNA-Software. Ab Fassung 0.30.0 kann das Programm ORDNA auf Ihrem Rechner nachsehen, ob auf dieser Webseite eine neuere Programmfassung bereitliegt; es ruft dazu die Datei version.json ab und lädt auf Ihren Wunsch das Installationspaket. Diese Prüfung ist ab Werk ausgeschaltet und findet nur statt, wenn Sie sie in den Einstellungen einschalten oder dort Jetzt prüfen betätigen. Dabei werden keine Angaben über Sie oder Ihre Dokumente übermittelt. Es entstehen dieselben Server-Logdaten wie beim Aufruf einer Seite — insbesondere Ihre IP-Adresse —, mit denselben Zwecken, derselben Rechtsgrundlage und derselben Speicherdauer wie vorstehend beschrieben.

Zählung der Downloads. Laden Sie auf dieser Webseite eine Datei herunter — derzeit ausschließlich das Installationspaket von ORDNA —, protokollieren wir diesen Abruf, um die Zahl der Downloads zu ermitteln. Gespeichert werden Zeitpunkt, Dateiname, die zuvor besuchte Seite (Referrer), die Browserkennung (User-Agent) sowie eine pseudonyme Kennung. Diese Kennung ist ein gekürzter Hashwert aus Ihrer IP-Adresse und einem geheimen Zusatz; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, und der Zusatz wechselt monatlich — über einen Monat hinaus ist damit auch für uns keine Wiedererkennung möglich. Die Kennung dient allein dazu, denselben Abruf nicht doppelt zu zählen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin zu erfahren, wie verbreitet unsere Software ist und ob diese Webseite ihren Zweck erfüllt. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt, Profile entstehen nicht, und es ist kein Dienst Dritter beteiligt — die Zählung läuft auf demselben Webspace wie diese Seite. Die Einzeleinträge werden nach zwölf Monaten gelöscht; erhalten bleibt dann nur noch die Anzahl der Downloads je Datei und Monat.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (sofern angegeben), den Inhalt der Nachricht, den Zeitpunkt der Kommunikation sowie weitere Angaben, die Sie freiwillig mitteilen.

Dient die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags — etwa Fragen zum Erwerb oder zur Nutzung unserer Software —, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für sonstige Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen sowie in der Kommunikation mit Interessenten, Nutzern und Geschäftspartnern.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und weder gesetzliche Aufbewahrungspflichten — etwa für geschäftliche oder steuerlich relevante Korrespondenz — noch sonstige berechtigte Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

5. Cookies, Tracking und lokale Speicherung im Browser

Diese Webseite setzt keine Cookies, keine Analyse- oder Marketing-Tracker und keine Dienste Dritter zur Reichweitenmessung ein. Über mehrere Seitenaufrufe hinweg werden Sie nicht wiedererkannt; die einzige Ausnahme ist die unter Nummer 3 beschriebene Zählung der Downloads, die einen wiederholten Abruf derselben Datei innerhalb von 30 Minuten als Wiederholung erkennt, ohne Sie zu identifizieren. Die passwortgeschützte Auswertungsseite dieser Zählung, die nur wir selbst aufrufen, verwendet dabei ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie; beim Besuch dieser Webseite entsteht es nicht.

Wenn Sie über das Menü „Darstellung“ in der Kopfleiste eine Darstellung (Hell, Dunkel oder System) wählen, wird diese Wahl ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und nicht an uns übertragen. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, um die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Darstellungsfunktion bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Ohne Ihre aktive Wahl wird nichts gespeichert.

6. Freiwillige Beiträge über PayPal

Auf der ORDNA-Seite steht eine Schaltfläche, die zum Spendendialog von PayPal führt. Die Schaltflächengrafik stammt von PayPal, wird aber von unserem eigenen Server ausgeliefert; von PayPal-Servern ist nichts eingebettet, insbesondere kein Zählpixel. Beim bloßen Besuch der Seite werden deshalb keine Daten an PayPal übertragen. Erst wenn Sie die Schaltfläche betätigen, verlassen Sie unsere Webseite; Ihre Angaben verarbeitet dann die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, nach ihrer eigenen Datenschutzerklärung.

Wenn Sie einen Beitrag leisten, erhalten wir von PayPal — also nicht unmittelbar von Ihnen erhoben (Information gemäß Art. 14 DSGVO; Quelle: PayPal) — Angaben zur Transaktion: Name, E-Mail-Adresse, Betrag, Datum und Uhrzeit, Transaktionskennung und Zahlungsstatus. Zweck ist die Zuordnung und Nachvollziehbarkeit Ihres Beitrags; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des von Ihnen veranlassten Beitrags). Diese Angaben speichern wir, solange sie für die Zuordnung und den Nachweis des Beitrags erforderlich sind; soweit steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, für deren gesetzliche Dauer.

7. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger sind die STRATO GmbH als Hosting-Dienstleister (im Auftrag) und — nur wenn Sie den Spendendialog nutzen — PayPal. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Das Hosting erfolgt in Deutschland; im Rahmen des bloßen Besuchs dieser Webseite veranlassen wir keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. PayPal hat seinen Sitz in Luxemburg, kann im Rahmen der Zahlungsabwicklung aber Daten auch an Konzernunternehmen in Drittländern (insbesondere in den USA) übermitteln; Einzelheiten und die von PayPal vorgesehenen Garantien ergeben sich aus der Datenschutzerklärung von PayPal. Abrufe, die das Programm ORDNA auf Ihre Veranlassung bei Anbietern in den USA vornimmt (Ollama, GitHub), gehen unmittelbar von Ihrem Rechner aus; wir übermitteln dabei keine Daten (Nummer 2).

9. Bereitstellung personenbezogener Daten

Für den bloßen Besuch dieser Webseite sind Sie weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen — abgesehen von den Verbindungsdaten, die Ihr Browser technisch bedingt übermittelt. Bei einer Kontaktaufnahme müssen Sie zumindest die für eine Antwort erforderlichen Kontaktdaten angeben; ohne sie können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten oder beantworten. Bei der Abwicklung eines Beitrags oder Vertrags können bestimmte Angaben für die Durchführung des jeweiligen Vorgangs erforderlich sein. Für die Nutzung des Programms ORDNA müssen Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter office@zuentec.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — etwa bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland, www.lda.bayern.de.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Stand: 04.10.2026